Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge über die Nutzung der Software HeySophie zwischen der Promocura GmbH (nachfolgend „HeySophie") und ihren Kunden (nachfolgend „Kunde").

(2) HeySophie schließt Verträge ausschließlich mit Unternehmern im Sinne von § 14 BGB. Mit Vertragsschluss bestätigt der Kunde, in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit zu handeln.

(3) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil. Das gilt auch dann, wenn HeySophie ihnen nicht ausdrücklich widerspricht oder in Kenntnis solcher Bedingungen leistet.

(4) Individuelle Vereinbarungen haben Vorrang vor diesen AGB. Bei Widersprüchen gilt folgende Rangfolge: individuelles Angebot bzw. Auftrag, Paket und Leistungsbeschreibung, diese AGB.

§ 2 Vertragsgegenstand

(1) HeySophie stellt dem Kunden eine KI gestützte Telefonassistenz als Software as a Service zur Verfügung. Die Software nimmt eingehende Anrufe im Namen des Kunden entgegen und kann je nach gebuchtem Paket insbesondere Auskünfte erteilen, Reservierungen oder Bestellungen aufnehmen, Anrufe weiterleiten und Gesprächszusammenfassungen übermitteln. Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus dem Angebot bzw. der Paketbeschreibung zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses.

(2) Die Software wird über das Internet bereitgestellt. Eine Überlassung der Software zur Installation beim Kunden erfolgt nicht. Der Kunde erhält keine Rechte am Quellcode.

(3) HeySophie schuldet die Bereitstellung der Software in der vereinbarten Form, jedoch keinen bestimmten wirtschaftlichen Erfolg, insbesondere keine bestimmte Anzahl an Reservierungen, Bestellungen oder Umsätzen.

(4) HeySophie ist berechtigt, die Software weiterzuentwickeln sowie Funktionen zu ändern oder zu ersetzen, soweit die vereinbarten Kernfunktionen im Wesentlichen erhalten bleiben und die Änderung für den Kunden zumutbar ist.

(5) HeySophie ist berechtigt, zur Leistungserbringung Subunternehmer und Drittanbieter einzusetzen, insbesondere für Telefonie, Hosting, Spracherkennung, Sprachausgabe und KI Modelle.

§ 3 Besonderheiten der KI Technologie

(1) Die Software arbeitet mit KI Sprachmodellen. Der Kunde nimmt zur Kenntnis, dass KI generierte Antworten nach dem Stand der Technik nicht in jedem Einzelfall fehlerfrei sind. Der Kunde prüft übermittelte Reservierungen, Bestellungen und Gesprächsinhalte in eigener Verantwortung.

(2) Die Software erteilt Auskünfte auf Grundlage der vom Kunden bereitgestellten Informationen. Für deren Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität (z. B. Öffnungszeiten, Preise, Speisekarte, Reservierungsregeln) ist ausschließlich der Kunde verantwortlich.

(3) Die Software erteilt keine verbindlichen Auskünfte zu Allergenen, Inhaltsstoffen, Unverträglichkeiten oder sonstigen gesundheitsbezogenen Fragen. Solche Anfragen werden an den Kunden verwiesen oder weitergeleitet. Der Kunde wird HeySophie nicht anweisen, solche Auskünfte durch die Software erteilen zu lassen.

(4) Die Software gibt sich gegenüber Anrufern als KI Assistenz zu erkennen. Diese Offenlegung ist gesetzlich vorgeschrieben und kann nicht deaktiviert werden.

§ 4 Vertragsschluss

(1) Der Vertrag kommt durch Annahme eines Angebots von HeySophie zustande, insbesondere durch Unterschrift, digitale Signatur (z. B. über PandaDoc), Abschluss über einen Online Checkout (z. B. Stripe, CopeCart, Ablefy) oder Bestätigung in Textform.

(2) Eine Auftragsbestätigung durch HeySophie ist nicht Voraussetzung für den Vertragsschluss.

(3) Vertragssprache ist Deutsch.

§ 5 Vertragsbeginn, Onboarding und Mitwirkungspflichten

(1) Die Vertragslaufzeit und die Vergütungspflicht beginnen mit dem im Angebot genannten Vertragsbeginn, ansonsten mit Vertragsschluss. Beginn der Laufzeit und Vergütungspflicht hängen nicht davon ab, wann der Kunde das Onboarding durchführt oder ob er die Software tatsächlich nutzt.

(2) Zur Einrichtung der Software führt HeySophie ein Onboarding durch. Der Kunde ist verpflichtet, innerhalb von 14 Tagen nach Vertragsschluss einen Onboarding Termin zu vereinbaren und wahrzunehmen sowie alle für die Einrichtung erforderlichen Informationen und Zugänge vollständig bereitzustellen, insbesondere:

• a) Betriebsdaten, Öffnungszeiten, Speisekarte und Preise,
• b) Regeln für Reservierungen, Bestellungen und Weiterleitungen,
• c) einen erreichbaren Ansprechpartner,
• d) Zugänge zu Reservierungs oder Kassensystemen, soweit eine Anbindung gebucht ist,
• e) die Einrichtung der Rufumleitung bei seinem Telefonanbieter.

(3) Die Einrichtung der Rufumleitung liegt in der Verantwortung des Kunden. Kosten seines Telefonanbieters gehen zulasten des Kunden.

(4) Kommt der Kunde seinen Mitwirkungspflichten nicht fristgerecht nach, fordert HeySophie ihn in Textform unter Setzung einer Frist von mindestens 14 Tagen zur Mitwirkung auf und weist dabei auf die Folgen nach Absatz 5 hin.

(5) Verstreicht diese Frist ungenutzt, gilt die Software als vertragsgemäß bereitgestellt. HeySophie ist in diesem Fall berechtigt, die Software mit einer Standardkonfiguration auf Grundlage öffentlich verfügbarer Informationen über den Betrieb des Kunden bereitzustellen. Die Vergütungspflicht bleibt unberührt. Verzögerungen aus der Sphäre des Kunden verlängern oder verschieben die Vertragslaufzeit nicht.

(6) Das Onboarding ist im Paketpreis enthalten, sofern es innerhalb von 60 Tagen nach Vertragsbeginn durchgeführt wird. Wird es aus Gründen, die der Kunde zu vertreten hat, nicht innerhalb dieser Frist durchgeführt, erfolgt ein späteres Onboarding nach Kapazität von HeySophie. HeySophie ist berechtigt, hierfür eine Einrichtungspauschale gemäß aktueller Preisliste zu berechnen, höchstens jedoch 250 Euro netto.

(7) Weitergehende gesetzliche Rechte von HeySophie, insbesondere aus §§ 537, 615 und 642 BGB, bleiben unberührt.

§ 6 Verfügbarkeit und Wartung

(1) Die vereinbarte Verfügbarkeit der Software beträgt 97 % im Monatsmittel.

(2) Bei der Berechnung der Verfügbarkeit bleiben unberücksichtigt: angekündigte Wartungsarbeiten, Störungen von Telefonnetzen, des Internets oder von Drittanbietern außerhalb des Einflussbereichs von HeySophie, höhere Gewalt sowie Störungen aus der Sphäre des Kunden (z. B. eine deaktivierte oder fehlerhafte Rufumleitung).

(3) HeySophie führt Wartungsarbeiten nach Möglichkeit zu anrufschwachen Zeiten durch und kündigt planbare Wartungen mit angemessenem Vorlauf an.

§ 7 Weitere Pflichten des Kunden

(1) Der Kunde teilt Änderungen an Öffnungszeiten, Angeboten, Preisen oder sonstigen hinterlegten Informationen unverzüglich in Textform mit.

(2) Der Kunde nutzt die Software ausschließlich im Rahmen der geltenden Gesetze und nicht für missbräuchliche Zwecke, insbesondere nicht für unerlaubte Werbeanrufe.

(3) Der Kunde hält Zugangsdaten geheim und informiert HeySophie unverzüglich bei Verdacht auf Missbrauch.

(4) Der Kunde verhält sich gegenüber HeySophie sachlich und kooperativ.

§ 8 Vergütung und Zahlung

(1) Die Vergütung ergibt sich aus dem Angebot bzw. der gebuchten Paketbeschreibung. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Die Vergütung ist für den jeweiligen Abrechnungszeitraum (monatlich oder jährlich, je nach gebuchtem Paket) im Voraus zu zahlen. Rechnungen sind mit Zugang sofort fällig.

(3) Zahlungen erfolgen per SEPA Lastschrift, Kreditkarte, Überweisung oder über Zahlungsdienstleister wie Stripe, Mollie, CopeCart oder Ablefy. Bei Nutzung externer Zahlungsdienstleister gelten ergänzend deren Bedingungen.

(4) Kosten für Rücklastschriften und Rückbuchungen, die der Kunde zu vertreten hat, erstattet der Kunde.

(5) Soweit das gebuchte Paket ein Kontingent (z. B. Gesprächsminuten) enthält, wird ein Mehrverbrauch nach der aktuellen Preisliste abgerechnet.

(6) Der Kunde kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen. Ein Zurückbehaltungsrecht steht ihm nur zu, soweit sein Gegenanspruch auf demselben Vertragsverhältnis beruht.

(7) HeySophie ist berechtigt, die Vergütung mit Wirkung zum Beginn eines Verlängerungszeitraums anzupassen. Die Anpassung wird mindestens sechs Wochen vorher in Textform angekündigt. Beträgt die Erhöhung mehr als 5 %, ist der Kunde berechtigt, den Vertrag zum Wirksamwerden der Erhöhung zu kündigen.

§ 9 Zahlungsverzug, Sperrung und Schadensersatz

(1) Bei Zahlungsverzug schuldet der Kunde Verzugszinsen in Höhe von neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz sowie die Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB.

(2) Ist der Kunde länger als 14 Tage in Verzug, ist HeySophie berechtigt, den Zugang zur Software nach Ankündigung in Textform mit einer Frist von sieben Tagen bis zum vollständigen Zahlungseingang zu sperren. Die Vergütungspflicht besteht während der Sperrung fort.

(3) Ist Ratenzahlung vereinbart und gerät der Kunde mit zwei aufeinanderfolgenden Raten in Verzug, wird der gesamte offene Restbetrag sofort fällig.

(4) Ist der Kunde mit einem Betrag in Höhe von mindestens zwei Monatsentgelten in Verzug, ist HeySophie berechtigt, den Vertrag außerordentlich zu kündigen und als Schadensersatz pauschal 50 % der Vergütung zu verlangen, die bis zum Ende der regulären Vertragslaufzeit noch angefallen wäre. Dem Kunden bleibt der Nachweis gestattet, dass kein Schaden oder ein wesentlich niedrigerer Schaden entstanden ist. HeySophie bleibt der Nachweis eines höheren Schadens vorbehalten.

§ 10 Laufzeit und Kündigung

(1) Die Mindestlaufzeit ergibt sich aus dem Angebot. Eine ordentliche Kündigung vor Ablauf der Mindestlaufzeit ist ausgeschlossen.

(2) Der Vertrag verlängert sich automatisch um die vereinbarte Mindestlaufzeit, höchstens jedoch um zwölf Monate, wenn er nicht spätestens drei Monate vor Ablauf der jeweiligen Laufzeit gekündigt wird.

(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund für HeySophie liegt insbesondere vor bei Zahlungsverzug nach § 9 Abs. 4, bei missbräuchlicher Nutzung der Software sowie bei grob störendem oder rufschädigendem Verhalten des Kunden trotz Abmahnung.

(4) Kündigungen bedürfen der Textform (Email genügt).

(5) Nutzt der Kunde die Software nicht oder nur eingeschränkt, bleibt die Vergütungspflicht davon unberührt.

§ 11 Einstellung des Dienstes und Vertragsübertragung

(1) HeySophie ist berechtigt, den Vertrag mit einer Frist von drei Monaten zum Monatsende zu kündigen, wenn HeySophie den Betrieb der Software dauerhaft und für alle Kunden einstellt. Bereits gezahlte Vergütung für den Zeitraum nach Wirksamwerden der Kündigung wird anteilig erstattet. Weitergehende Ansprüche wegen der Einstellung bestehen nicht.

(2) HeySophie ist berechtigt, die Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag ganz oder teilweise auf ein verbundenes Unternehmen oder auf einen Erwerber des Geschäftsbereichs HeySophie zu übertragen. HeySophie teilt die Übertragung mindestens vier Wochen vorher in Textform mit. Der Kunde ist berechtigt, den Vertrag zum Zeitpunkt der Übertragung zu kündigen; bereits gezahlte Vergütung für den Zeitraum danach wird anteilig erstattet. Kündigt der Kunde nicht bis zum Übertragungszeitpunkt, gilt seine Zustimmung als erteilt. Auf diese Folge weist HeySophie in der Mitteilung gesondert hin.

§ 12 Nutzungsrechte

(1) Der Kunde erhält für die Dauer des Vertrags ein einfaches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht, die Software für eigene geschäftliche Zwecke zu nutzen.

(2) Sämtliche Rechte an der Software sowie an den von HeySophie erstellten Prompts, Gesprächsleitfäden, Konfigurationen, Stimmen, Templates und Prozesslogiken verbleiben bei HeySophie. Der Kunde darf diese weder vervielfältigen, nachbilden noch Dritten zugänglich machen, auch nicht in abgewandelter Form. Die §§ 69d und 69e UrhG bleiben unberührt.

(3) Mit Vertragsende erlischt das Nutzungsrecht des Kunden automatisch.

(4) Stellt HeySophie dem Kunden eine Rufnummer bereit, verbleibt diese bei HeySophie bzw. deren Telefonieanbieter. Ein Anspruch auf Übertragung der Rufnummer besteht nicht.

(5) Der Kunde räumt HeySophie an den von ihm bereitgestellten Inhalten (z. B. Logo, Speisekarte, Texte) die für die Vertragsdurchführung erforderlichen Nutzungsrechte ein und sichert zu, hierzu berechtigt zu sein.

(6) HeySophie ist berechtigt, den Kunden mit Name, Logo und Branche als Referenzkunden zu nennen, sofern der Kunde dem nicht in Textform widerspricht.

(7) HeySophie ist berechtigt, anonymisierte und aggregierte Nutzungsdaten zur Verbesserung der Software zu verwenden.

§ 13 Datenschutz

(1) HeySophie verarbeitet personenbezogene Daten von Anrufern im Auftrag des Kunden. Hierzu schließen die Parteien einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, der Bestandteil dieses Vertrags ist.

(2) Der Kunde ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung gegenüber den Anrufern verantwortlich, insbesondere für die Erfüllung der Informationspflichten.

(3) Nach Vertragsende kann der Kunde innerhalb von 30 Tagen die Herausgabe seiner gespeicherten Daten verlangen. Danach löscht HeySophie die Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

§ 14 Mängel

(1) Der Kunde meldet Mängel unverzüglich in Textform mit einer nachvollziehbaren Beschreibung.

(2) HeySophie beseitigt gemeldete Mängel innerhalb angemessener Frist. Die Art der Mängelbeseitigung bestimmt HeySophie; eine Umgehungslösung ist zulässig, soweit sie für den Kunden zumutbar ist.

(3) Die verschuldensunabhängige Haftung für bereits bei Vertragsschluss vorhandene Mängel (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB) ist ausgeschlossen.

(4) Der Kunde ist nicht berechtigt, eine Minderung durch Abzug von der laufenden Vergütung durchzusetzen. Sein Anspruch auf Rückforderung zu viel gezahlter Vergütung bleibt unberührt.

(5) Ein Kündigungsrecht des Kunden wegen Nichtgewährung des Gebrauchs besteht erst, wenn HeySophie ausreichend Gelegenheit zur Mängelbeseitigung gegeben wurde und diese fehlgeschlagen ist.

§ 15 Haftung

(1) HeySophie haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, im Rahmen einer übernommenen Garantie, bei arglistig verschwiegenen Mängeln sowie nach dem Produkthaftungsgesetz.

(2) Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet HeySophie nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(3) Im Übrigen ist die Haftung von HeySophie ausgeschlossen.

(4) Die vorstehenden Regelungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen von HeySophie.

§ 16 Vertraulichkeit

Die Parteien behandeln alle ihnen im Rahmen des Vertrags bekannt werdenden vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich. Diese Pflicht gilt über das Vertragsende hinaus.

§ 17 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN Kaufrechts.

(2) Erfüllungsort ist der Sitz von HeySophie.

(3) Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand der Sitz von HeySophie. HeySophie ist auch berechtigt, am Sitz des Kunden zu klagen.

(4) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.